لماذا التحول الرقمي؟ يتغير مكان العمل باستمرار وتستمر توقعات المستهلك في الارتفاع. من الأهمية بمكان أن تجهز الشركات نفسها بأدوات رقمية مبتكرة وفعالة. شركات GAFA (Google, Amazon, Facebook, Apple) أصبحت منصات انترنت لا غني عن ادواتها المختلفة في التحول الرقمي ونجاح أي عمل تجاري.
استمر التحول الرقمي لسنوات عديدة. ومع ذلك ، تفشل العديد من الشركات في استخدام الأدوات الرقمية المتاحة لها بشكل فعال أو اتخاذ الخطوات اللازمة لرؤية النتائج. تنص منظمة التعاون الاقتصادي والتنمية على أن النضج الرقمي يسير جنبًا إلى جنب مع الأداء. على سبيل المثال ، البلدان التي نفذت بنجاح مبادرات التحول الرقمي وتواصل الابتكار كانت أكثر كفاءة وإنتاجية بثلاث مرات من غيرها. لا تزال الشركات تخشى الرقمنة رغم أنها تدرك مدى أهميتها لأعمالها. في بعض الأحيان يكون ذلك بسبب افتقارهم إلى الموارد الداخلية اللازمة أو لأنهم لا يعتبرون الأدوات الرقمية من النفقات ذات الأولوية. بينما الشركات التي أصبحت رقمية تستخدم أدوات رقمية عالية الأداء وتوفر لها مزايا عديدة ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: وقت أسرع للتسويق، زيادة العائد على الاستثمار، تحسين الاتصال الداخلي والخارجي، مركزية المعلومات، تعزيز تجربة العاملين، الاحتفاظ بالعملاء وتحسين المبيعات الجديدة. الأدوات الأساسية تساعد في اتخاذ الخطوة القادمة في التحول الرقمي.
- الأجنحة التعاونية (Collaborative Suites)
من المستحيل تجاهل الأجنحة التعاونية المستندة إلى السحابة، في تمكين المستخدمين من الوصول إلى البيانات والموارد في جميع الأوقات. لتطوير مكان العمل الرقمي وتنميته، تحتاج إلى التفهم والتكيف بنجاح مع استخدام مجموعة تعاونية. على سبيل المثال يتضمن G Suite من Google عددًا من أدوات التحويل الرقمي المعروفة، مثل Gmail والمستندات و Drive والتقويم. يمكن للمستخدم مشاركة المعلومات في الوقت الفعلي والوصول إلى مجموعة كاملة من الأدوات لتحسين الاتصال والتعاون في العمل. بينما Microsoft ، يوفر ادوات Office 365 مجموعة تعاون تسهل الاتصال المؤسسي ، والتبادل ، وتخزين المعلومات ، وإدارة نشاط الأعمال. أدوات مثل Word و Excel و Teams و Outlook و OneDrive هي أدوات إنتاجية لا غنى عنها لجميع المستخدمين.
2. أدوات الاتصال
التواصل الجيد شرط أساسي لنجاح أي شركة. يؤثر الاتصال سواء كان ناجحًا أم لا، على إنتاجية ونجاح الشركة على المدي القصير والمتوسط والبعيد. على عكس البريد الإلكتروني، حيث تكون المعلومات غير قابلة للتعديل، أو يمكن وضعها في غير هدفها، أو توزيعها بشكل غير صحيح ، تعمل منصات الاتصال الرقمي على مركزية جميع المعلومات المهمة وتوفر مصدرًا واحدًا للحقيقة. باستخدام أدوات مثل Slack أو Microsoft Teams ، يمكن إنشاء مجموعات عمل مخصصة للتأكد من أن كل من يشارك في مشروع أو فريق على دراية جيدة. هذا لا يسمح فقط بتداول أفضل للمعلومات ولكن مشاركة أفضل لأصحاب المصلحة المعنيين في العمليات الرئيسية. يمكن لأي شخص في الفريق المساهمة من خلال اقتراح الحلول أو تقديم الملاحظات أو الإجابة على الأسئلة. المشاركة عنصر أساسي في تحفيز أعضاء الفريق ودفعهم لتحقيق أهدافهم. تعمل التقنيات الرقمية على تغيير طريقة عمل الموظفين. لم يعد الموظفون مقيدون بحدود المكتب المادي. لهذا السبب تحتاج إلى تكييف طريقة التواصل عن بُعد وخاصة الموظفين الدوليين. أدوات أخرى مثل Skype و Zoom و Google Chat تنقل التواصل إلى المستوى التالي من خلال مؤتمرات الفيديو والمحادثات وجهًا لوجه.
- منصات الجيل الجديد للإنترانت
لقد ولت منذ زمن أيام الشبكات الداخلية ذات الصفحات الثابتة والقوائم الطويلة ، مع عدم القدرة على التعاون أو التخصيص أو إجراء التغييرات بسهولة. تتيح منصة الإنترانت من الجيل التالي عملية التحول الرقمي وتدفعها الى الامام.
المنصات الاجتماعية تسهل تعاون الموظفين ومشاركة المعرفة أثناء التكامل مع مجموعة العمل وتطبيقات الأعمال. فيما يلي بعض الوظائف الرئيسية التي يجب البحث عنها في شبكة الانترنت الحديثة وهي: إدارة المحتوى المتكاملة (CMS)، محرك بحث عالمي ذكي، التطبيقات المحمولة، أداة الدعوة الاجتماعية للموظف، تصميم قابل للتخصيص بالكامل مع واجهة متعددة اللغات، أذونات وحوكمة يمكن إدارتها، وظائف الاتصال في الوقت الحقيقي. تعمل الأنظمة الأساسية للشبكات الداخلية من الجيل الجديد على تسهيل الاتصال المؤسسي داخليًا، ويتم عبر هذه الوظائف بناء مجتمعات فريق قوية للموظفين للتعاون والتنسيق، وخارجيًا تعمل على تسهيل مشاركة الوسائط الاجتماعية الخارجية. عند استخدامها بشكل فعال، تتمتع أقسام الموارد البشرية والاتصالات الداخلية وتكنولوجيا المعلومات بالقدرة على جمع جميع معلومات الشركة وتخزينها وجعلها مركزية، وتحسين مشاركة الموظفين بشكل كبير، وزيادة الإنتاجية اليومية، وبناء ثقافة مؤسسية قوية.
- أدوات إدارة علاقات العملاء
يمكن أن تلعب أنظمة CRM (إدارة علاقات العملاء) دورًا مهمًا في نجاح استراتيجية التحول الرقمي. بهدف الاستمرار على المنافسة ، يجب أن تكون البنية قادرة على مواكبة توقعات العملاء المتزايدة والمتطلبات المتقدمة ، والتي يمكن أن تتغير من يوم إلى آخر. يقدم CRM العديد من الفوائد فهو يساعد الشركات على فهم احتياجات العملاء ومعالجتها، وأتمتة المهام، وتقصير دورات المبيعات. عند تقييم أنظمة CRM ، تأكد من قدرتها على توفير المعلومات والبيانات الصحيحة التي تحتاجها الشركة، وأنها تتكامل مع الأدوات الأخرى اعتمادًا على ما إذا كنا نريد النشر في مكان ما أو في السحابة ، أو بناءً على نوع المعلومات التي نريد جمعها ، من امثلة أنظمة CRM المتعلقة بالعملاء Salesforce أو Hubspot أو Freshdesk ، والتي تُستخدم على نطاق واسع بين فرق المبيعات والتسويق. أيضًا تعتمد على الذكاء الاصطناعي وقدرته على تقديم رؤى بسرعة أكبر ومساعدة على فهم السوق المستهدف.
- أدوات CMS
من المستحيل التحدث عن التحول الرقمي دون ذكر CMS (نظام إدارة المحتوى). يتيح لك نظام إدارة المحتوى إنشاء محتوى رقمي وإدارته مثل مواقع الويب وتطبيقات الأجهزة المحمولة. وفقًا لـ CSO Insights ، يحدد 70٪ من المشترين احتياجاتهم بشكل كامل من تلقاء أنفسهم قبل التعامل مع مندوب مبيعات ، و 44٪ يحددون حلولًا رقمية معينة قبل التواصل مع البائع. مع وضع ذلك في الاعتبار، يعد محتوى الويب والعرض التقديمي أمرًا بالغ الأهمية في عملية صنع القرار لدى المشتري.
المواقع الناجحة تمتاز بجاذبية بصرية وسهلة التنقل والتصفح وتوفر معلومات مستهدفة وذات صلة ، كما تجيب على الأسئلة المتداولة. بعض الأنظمة الأكثر شهرة تشمل WordPress أو Prestashop أو Drupal. لكل منها مزاياه الخاصة من حيث الوظيفة، وسهولة الاستخدام، ورسوم الاشتراك وغيرها. إذا لم يكن لديك فريق داخلي مخصص لإنشاء وإدارة نظام إدارة المحتوى الخاص بك ، فقد يكون من المفيد الاستعانة بوكالة خبيرة مخصصة لبناء موقعك على الويب.
- التخزين السحابي
تعد حلول التخزين السحابي ضرورية للمؤسسات التي تبحث عن قابلية التوسع والنشر السريع وإدارة المعلومات الفائقة. التخزين السحابي يوفر المعلومات عالميًا من أي نظام في أي وقت. نظرًا للحاجة إلى مكان عمل أكثر مرونة وتنقلًا تعمل الحلول المستندة إلى السحابة على تغيير طريقة عملنا. يعتمد العاملون وشركاء البيع بالتجزئة والمسافرون الدائمون والعديد من الأنواع الأخرى من العاملين المتنقلين بشكل كبير على حلول التخزين السحابي للوصول إلى البيانات دون تقييدهم بمكتب فعلي. بالإضافة إلى ذلك، سلطت حالات الأزمات مثل فترة الحجر الصحي الأخيرة لفيروس كورونا في جميع أنحاء العالم الضوء على أهمية الرقمنة. بذلت العديد من المنظمات جهدا لتوفير الوصول عن بُعد لموظفيها ، حيث يعتمدون على حلول التخزين المحلية والمادية. مع ظهور العمل عن بُعد ، لا غنى عن حلول التخزين السحابي للمؤسسات التي ترغب في الحفاظ على نشاط الأعمال في جميع الأوقات ومن أي مكان.
أثبتت حلول التخزين السحابي أيضًا أنها توفر معايير أمان عالية. يعد أمان البيانات ذا أهمية قصوى لجميع الشركات، خاصة الآن بعد أن العديد من اللوائح والنظم التي تفرضها العديد من الدول لحماية البيانات (GDPR) وتتطلب من الشركات اتخاذ تدابير أمنية إضافية. في الوقت الحاضر، يثبت موفرو التخزين السحابي مثل Google Drive و OneDrive و DropBox أنهم يستطيعون تقديم نفس معايير الأمان، إن لم تكن أعلى، من حلول التخزين الداخلية.
- أدوات إدارة المشروع
تعني الإدارة الناجحة للمشروع التجاري كفاءة أكبر، ووقت أسرع للتسويق، وتغلب على المنافسة. من المهم ليس فقط اختيار أداة إدارة المشاريع الرقمية المناسبة، ولكن أيضًا ضمان اعتماد الأداة على نطاق واسع. ستساعد أداة إدارة المشروع المستخدمة بشكل فعال فريق المشروع على إنشاء المهام وجدولتها، والالتزام بالجداول الزمنية للمشروع، وتتبع التقدم ، وزيادة الكفاءة والاستجابة ، وتوفير رؤية شاملة لأعضاء الفريق والمديرين. في النهاية، سيؤدي ذلك إلى موظفين أكثر إنتاجية ومشاريع ناجحة ورضاء العملاء.
لتعزيز اعتماد أدوات إدارة المشروع، يمكنك إعداد تنبيهات أو إعلامات بالبريد الإلكتروني عند حدوث تغيير في حالة المشروع ، أو إكمال أحد أعضاء الفريق لمهمة ، أو طلب المساعدة. تتيح لك مشاركة المستندات داخل الأداة معالجة مهام سير العمل والمهام المعقدة مع العديد من الأشخاص في الحال، دون الحاجة إلى المرور عبر صندوق البريد الالكتروني أو تنظيم اجتماعات مطولة. من الأمثلة على بعض حلول إدارة المشاريع المعروفة: Jira و Trello و Monday و Asana. فقط حدد الخيارات المختلفة المتاحة واختر الخيار الذي يناسب احتياجات المشروع بشكل أفضل. ضع في اعتبارك كيفية دمج هذه الأدوات المعينة في مكان عملك الرقمي العام، مع الأخذ في الاعتبار مجموعتك التعاونية ومنصة الإنترانت والأدوات الأخرى الموجودة بالفعل.
- أدوات إدارة التوظيف
للتوظيف والإعداد لشغل الوظائف تأثيرات طويلة المدى على ثقافة الشركة وأدائها وربحيتها ، ولهذا السبب من المهم أن تستثمر بحكمة في الأدوات التي تستخدمها لتسهيل هذه العمليات. باستخدام أداة التوظيف الرقمية ، يمكن بسهولة تحديد السير الذاتية ومشاركتها مع أعضاء الفريق ومديري التوظيف. يمكن التعليق ونشر ملاحظات المقابلة وتنظيم الخطوات التالية في عملية التوظيف، مما يؤدي إلى قرارات مستنيرة وجماعية. تعد TalentSoft و SmartRecruiters من بين أدوات إدارة التوظيف الأكثر صلة اليوم، والتي تساعد فرق الموارد البشرية والتوظيف على توفير الوقت في غربلة السير الذاتية أو إجراء مقابلات مع المرشحين غير المؤهلين.
- أدوات المحاسبة الرقمية
المحاسبة تستغرق وقتًا طويلاً، ولكنها أيضًا أحد أهم أجزاء أي مؤسسة من حيث الكفاءة والأمان والدقة. يمكن أن يساعد تقدير الأدوات الرقمية والتمكين لفريق المالية والمحاسبة في تسريع العمليات وتخفيف المخاطر وتوفير المال. يتم اعتماد أدوات مثل Sage و NetSuite و SAP ERP على نطاق واسع، ولكن عندما تقوم بتقييم أدوات المحاسبة الرقمية ، ابحث عن عمليات تكامل الجهات الخارجية ، وتوافر السحابة ، وواجهة مستخدم سهلة الاستخدام، بالإضافة إلى إمكانات إعداد التقارير والفواتير. كذلك أدوات إدارة الرواتب الرقمية والتي كانت تجهز يدويا ومن أنظمة إدارة كشوف المرتبات Payfit و Workday و Figgo والتي تركز على إدارة غياب الموظفين والنفقات وساعات المشروع والتطوير الوظيفي والمزيد.
